Bibliotheek

In de alles-over-hondentrimmen Bibliotheek worden regelmatig nieuwe artikelen geplaatst en bewaard.


De afgelopen jaren zie je dat er steeds minder boekenonderzoeken plaatsvinden. Gelukkig, want een boekenonderzoek kost altijd tijd en energie. Maar dat betekent natuurlijk niet dat je administratie minder aandacht verdient. Zeker in jullie branche met veel contant geldverkeer blijft de kas een aandachtspunt.

Voor een kasadministratie is het vereist dat de transactie zo snel mogelijk wordt genoteerd. Dus als je na het trimmen afrekent, sla je het bedrag aan op de kassa en stop je het geld in de lade. De kassa registreert zo je omzet. Heb je een kleinere trimsalon, schrijf dan een bonnetje en bewaar de doordruk. Of je noteert in je agenda bij de afspraak je omzet. Bonnetjes van contante betalingen dienen uiteraard ook te worden bewaard.

Een tweede vereiste is controleerbaarheid. Dat betekent dat de gecontroleerd kan worden of je kasregistratie aansluit met andere informatie. Vakterm hierbij is verbandscontrole. Bijvoorbeeld: afstorting uit kas = ontvangst op bankrekening. Ander voorbeeld: beginsaldo kas + contante omzet – contante betalingen = eindsaldo kas. Het eindsaldo moet gelijk zijn aan de kastelling. Omdat een geteld kassaldo een hard feit is, is het erg belangrijk. Een dagelijkse kastelling of bij een kleinere praktijk een wekelijkse telling is daarom aan te bevelen. Noteer per briefsoort of muntsoort de aantallen en reken het saldo uit. Gebruik eventueel voorgedrukte telstaten.

Als derde is de bewaarplicht van zeven jaar van belang. Elke ondernemer heeft een wettelijke bewaarplicht. Alle kassastroken, geschreven bonnen, aantekeningen, agenda’s e.d. moeten zeven jaar worden bewaard. Heb je een complexe transactie, bijvoorbeeld met tegoedbonnen of terugbetalingen, noteer dat dan op een briefje zodat je later ook zulke bedragen begrijpt.

Bovenstaande richtlijnen voor de kasadministratie controleert ook de Belastingdienst als zij op bezoek komt. Wees daarom hierop alert. Loop je eigen kasproces eens langs. Gaat je administratieve proces niet helemaal goed? Beslis dan direct om het vanaf nu beter te doen. Dat geeft rust en komt je geloofwaardigheid bij een boekenonderzoek ten goede.

Hans van der Knijf.